Datenschutzordnung Sportkreis Esslingen e.V.
Hinweis:
Mit Rücksicht auf bessere Lesbarkeit erfolgen Funktionsbezeichnungen in dieser Ordnung stets wertungsfrei in der sprachlichen Grundform und stellvertretend für die weibliche und männliche Form.
Präambel
Um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu gewährleisten, hat der Sportkreisrat die nachfolgende Datenschutzordnung beschlossen. Sie tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Sportkreises Esslingen e.V. in Kraft.
§ 1 Allgemeines
Der Sportkreis Esslingen e.V. verarbeitet zur Erfüllung seiner Zwecke und Aufgaben personenbezogene Daten unter anderem von
• Funktionsträgern seiner Mitglieder und seiner angeschlossenen Mitgliedsorganisationen,
• Teilnehmern am Sport-, Kurs- und Veranstaltungsbetrieb,
• Mitarbeitern sowie
• Teilnehmern am Sportabzeichen Wettbewerb, die keinem (Mitglieds-)Verein angehören
sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in Dateisystemen (z.B. als ausgedruckte Listen). Darüber hinaus veröffentlicht der Sportkreis Esslingen e.V. personenbezogene Daten im Internet, er leitet sie an Dritte weiter oder legt sie Dritten offen. In all diesen Fällen sind die geltenden datenschutzrechtlichen Gesetze und sonstigen Bestimmungen (z.B. EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO), das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG-neu), diese Datenschutzordnung) von allen Personen im Sportkreis Esslingen e.V. zu beachten, die personenbezogene Daten verarbeiten.
Die personenbezogenen Daten werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter ebenso geschützt wie im weiteren Verlauf der Mitgliedschaft erhobene Daten.
§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
1. Der Sportkreis Esslingen e.V. verarbeitet personenbezogene Daten unterschiedlicher Kategorien, die im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten entsprechend aufgeführt sind.
2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Sportkreis Esslingen e.V. insbesondere folgende Daten seiner Mitgliedsvereine und Verbände sowie deren Funktionsträger:
• Vorname, Nachname
• Anschrift und Kommunikationsdaten (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Telefon- und Faxnummer, E-Mail-Adressen)
• Geburtsdatum und Geschlecht
• Funktion im Verein/Verband
• Beginn und Ende der Funktion
• Bankverbindung
3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zum Württembergischen Landessportbund e.V. (WLSB) sowie zu den Mitgliedsorganisationen des WLSB leitet der Sportkreis Esslingen e.V. personenbezogene Daten an diese weiter, soweit dies zur Erfüllung der satzungsgemäßen Aufgaben der Verbände erforderlich ist. Dies gilt auch für Personen, die am Sportabzeichen Wettbewerb teilnehmen und keinem (Mitglieds-)Verein angehören.
§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereins-, Sportkreis- und Verbandsaktivitäten kann der Sportkreis Esslingen e.V. personenbezogene Daten in Aushängen, in Vereins-, Sportkreis- und Verbandspublikationen (z.B. Verbandsmagazin SPORT in BW) und in Internetauftritten veröffentlichen und an die Presse weitergeben. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen (z.B. Teilnehmer an Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Torschützen, Alter oder Geburtsjahrgang, ...).
2. Der Sportkreis Esslingen e.V. veröffentlicht außerhalb öffentlicher Veranstaltungen angefertigte Fotos und Videos nur und ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
3. Der Sportkreis Esslingen e.V. kann auf seiner Internetseite personenbezogene Daten der Präsidiumsmitglieder (Vorstandsmitglieder), des Sportkreisrats (erweiterten Vorstands) und der Sportabzeichen-Prüfer sowie der Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlichen.
§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Sportkreis
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der jeweilige Vorstand des Sportkreises Esslingen e.V. nach § 26 BGB.
Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.
§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern erhalten die jeweiligen Personen im Sportkreis Esslingen e.V. (z.B. Präsidiumsmitgliedern, Geschäftsstellenpersonal, Abteilungs-, Übungs-, Veranstaltungsleiter) nur insofern, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern werden an Andere nur dann herausgegeben, wenn die erforderliche Einwilligung hierzu vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich z.B. die Teilnehmer von Versammlungen oder anderen Veranstaltungen, etwa zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung eines Sportkreistages im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Sportkreis Esslingen e.V. eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Kontaktdaten als Ausdruck oder in digitalisierter Form zur Verfügung. Das Mitglied, das das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher förmlich eine datenschutzrechtliche Verschwiegenheitserklärung sowie eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung umgehend vernichtet werden.
§ 6 Kommunikation per E-Mail
1. Für die Kommunikation per E-Mail hat der Sportkreis Esslingen e.V. einen sportkreiseigenen E-Mail-Account, der im Rahmen der sportkreisinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.
§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Personen im Sportkreis Esslingen e.V., die Umgang mit personenbezogenen Daten haben, sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten förmlich zu verpflichten; hierzu zählen insbesondere die Mitglieder des Sportkreispräsidiums und des Sportkreisrats, Mitarbeiter, Abteilungs-, Übungs- sowie Veranstaltungsleiter.
§ 8 Datenschutzbeauftragte Person
Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen im Sportkreis Esslingen e.V. vor, hat er einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Dies trifft insbesondere dann zu, wenn mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind.
Die Auswahl und Benennung obliegt dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt. Vorrangig ist ein interner Datenschutzbeauftragter zu benennen.
§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
1. Der Sportkreis Esslingen e.V. unterhält zentrale Auftritte im Internet. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit. Änderungen nehmen ausschließlich der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit, der Ressortleiter Allgemeine Verwaltung und/oder der Administrator vor.
2. Der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
3. Im Sportkreis Esslingen e.V. gilt insbesondere:
• Gliederungen des Sportkreises bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Vorstands nach § 26 BGB.
• Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Gliederungen Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der jeweilige Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit weisungsbefugt ist.
• Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Ressortleiters Öffentlichkeitsarbeit, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.
§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
1. Alle Mitarbeiter des Sportkreis Esslingen e.V. dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Aufgaben und Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, - nutzung oder -weitergabe ist untersagt. Diese Vorgabe besteht auch über das Ausscheiden aus dem Sportkreis Esslingen e.V. hinaus.
2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.
§ 11 Rechte der betroffenen Personen
1. Jede Person hat das Recht auf Auskunftserteilung der zu seiner Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung (Art. 16 DS-GVO), Löschung (Art. 17 DS-GVO) und Sperrung oder auch Einschränkung der Verarbeitung einzelner personenbezogener Daten (Art. 18 DS-GVO). Zudem das Recht auf Widerruf der Einwilligung zur Datenübertragbarkeit (Art. 20 DS-GVO) und Widerspruch bei unzumutbarer Datenverarbeitung (Art. 21 DS-GVO) sowie das Recht, seine Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
2. Jede Person kann seine erteilten Datenschutzeinwilligungen und Erklärungen jederzeit widerrufen. Durch den erfolgten Widerruf wird die Rechtmäßigkeit der durch Einwilligung bisher und bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung der Daten nicht berührt.
Stand: 14.10.2022
Präsident Margot Kemmler
Bekanntmachung von Veränderungen
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit Sie stets den aktuellen rechtlichen und gesetzlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.
Sportkreis Esslingen e. V.
Plochinger Straße 97
73730 Esslingen
